Referat af møde i bestyrelsen – 20.01.2016
Referat af møde i bestyrelsen for Harrestrup Villakvarters Grundejerforening d. 20.1.2016.
Deltagere:
- Annie Marott, formand
- Jens Hummelmose, sekretær
- Hanne Als, kasserer
- Karin Ann Larsen, suppleant
Dagsorden:
- 1. Godkendelse af referat af møde d 26.11.2015
Referatet blev godkendt og underskrevet.
- 2. Regnskab mv.
- Kontingentindbetalinger 2015, der er indkommet kontingent fra alle.
- Regnskab 2015 er godkendt af revisor.
- Medlemsliste/ mailliste over medlemmer der ønsker elektronisk post er opdateret. 60 parceller oplyst stadig at være med i ordningen.
- Forslag til budget 2016 er udarbejdet på baggrund af modtaget regnskab 2015 samt forventede aktiviteter i 2016.
Kontingentet foreslås genfremsat til kr. 150 for 2015.
3. Fastelavnsfest 2016
Fastelavn falder i år d. 7.2.2016 og Kirstine Kjær har igen i år stillet sig villig til at stå for
arrangementet. Invitationen er lagt på vores hjemmeside og på facebook.
Udsendes til alle medlemmer sammen med indkaldelse til generalforsamling.
Der afsættes penge på budgettet til afholdelse af festen.
- 4. Forslag om hjertestarter
Fra et medlem er modtaget forslag om ophængning hjertestarter i grundejerforeningen.
Bestyrelsen synes at det var et spændende forslag – og foreslår at forslaget ( med oplysninger om omkostninger, ansvarsforhold og –forpligtelser) fremsendes til behandling på generalforsamlingen.
- Nyhedsbrev og mailliste
Jens har udarbejdet en ”skabelon” til et nyhedsbrev til udsendelse til medlemmerne.
Nyhedsbrevet skal bruges i den direkte kommunikation fra grundejerforening til medlemmerne. Med nyhedsbrevet ventes udsendt generalforsamlingsmateriale, invitation til fastelavnsfest, vejfest, opkrævning af kontingent mv.
Nyhedsbrevet udsendes til medlemmerne – som selv skal ajourføre mailadresser.
I forbindelse med drøftelserne var der speciel opmærksomhed på, at grundejerforeningen har pligt til at sikre at medlemmerne får generalforsamlingsmaterialet. Det er ikke alle der har/ eller vil ha´adgang til pc og printer og det giver nogle udfordringer hvis maillisten ikke kan forventes 100 % opdateret. ( Desværre sker det, at tidligere husejere ikke altid oplyser om salg af ejendom – og nye dermed ikke får tilbud om at komme på maillisten!)
Vi tager nyhedsbrevet i anvendelse i forbindelse med udsendelse af generalforsamlingsmateriale og udsendelse af forslag til behandling på generalforsamlingen. For at sikre at alle parceller modtager materialet vil det ligeledes blive omdelt.
Jens vil orientere om nyhedsbrevet/ kommunikationskanaler på generalforsamlingen.
- 6. Planlægning af ordinær generalforsamling 2016
Generalforsamling 2016 afholdes d 3. marts 2016 i Medborgerhuset, Bibliotekscafeen, Hvidovrevej 280.
Indkaldelse med dagsorden udsendes ultimo januar 2016 og forslag til behandling på generalforsamlingen skal være os i hænde senest d 17.2.16. og skal udsendes til medlemmerne inden d. 24.2.16.
Af hensyn til traktement vil der være tilmelding (senest d. 24.2. 2016) med oplysning om antal deltagere og adresse. Tilmelding enten via hjemmeside, mail til bestyrelsen eller pr brev til Annie.
Karin Ann vil foreslå afholdelse af loppemarked i grundejerforeningen.
I forbindelse med generalforsamlingen har HOFOR givet tilsagn om at ville orientere om status på projektet.
Traktement vil i lighed med tidligere være sandwich, øl og vand.
Hanne og Annie pakker til omdeling d 28.1.16
- SGH – invitation til generalforsamling
SGH afholder ordinære generalforsamling den 1/3-2016 kl 19:30 i Lille Friheden.
Inden generalforsamlingen vil museumschef Poul Sverrild holde et oplæg om registrering af bygninger i Hvidovre bygget efter 1940.
I pausen mellem oplægget og generalforsamlingen vil SGH være vært ved et lille traktement bestående af en sandwich og en øl/vand.
Invitationen m. tilhørende bilag er lagt på vores hjemmeside.
- Evt
Der var intet under dette punkt.
Mødet slut kl 2100
22.1.2016 Annie Marott